Wprowadzenie
Każda rozmowa obsłużona przez agenta może wygenerować dwa rodzaje danych osobowych: nagranie audio i transkrypcję tekstową. Do tej pory żadne z nich nie było kasowane automatycznie - oba były przechowywane bezterminowo, co rzadko jest tym, czego firma faktycznie potrzebuje, i rzadko tym, czego wymaga prawo ochrony danych. Strona Konto → Prywatność i dane obejmuje:- Retencja - jak długo nagrania i transkrypcje są przechowywane, zanim zostaną trwale usunięte.
- Nagrywanie rozmów - ustawiane per agent w edytorze: czy nagrywać dźwięk i czy mówić komunikat przed powitaniem.
- Informacja o AI - przypomnienie, nie ustawienie, że rozmówca musi wiedzieć, że rozmawia z systemem AI.
- Analityka w przeglądarce - Twoja zgoda na cookies analityczne i nagrania sesji w panelu.
- E-maile marketingowe - Twoja zgoda na e-maile marketingowe.
- Usunięcie konta - zakończenie umowy i usunięcie danych organizacji.
Retencja
Nagrania i transkrypcje mają niezależne okresy przechowywania, bo nie są tak samo wrażliwe. Sklep może chcieć skasować audio po miesiącu, a transkrypcję zachować przez rok jako historię zamówień.
Każde z ustawień można ustawić na 30, 90 lub 180 dni, 1 rok, 2 lata,
albo przechowuj bez ograniczeń - to wartość domyślna dla każdej
organizacji, dopóki ktoś nie zmieni jej na tej stronie.
Nocne zadanie (4:15 czasu UTC) kasuje nagrania i transkrypcje starsze
niż wybrany okres. Najpierw usuwany jest sam plik, dopiero potem
czyszczony jest wskaźnik do niego w rekordzie rozmowy - dzięki temu
kasowanie, które powiedzie się tylko w połowie, nigdy nie zostawia
rekordu wskazującego na plik, którego już nie ma. Tego nie da się
cofnąć: nagranie albo transkrypcja, które przekroczyły ustalony okres,
znikają, a nie trafiają do archiwum.
Zmiana okresu działa tylko na przyszłość - skrócenie go nie kasuje od
razu rozmów zapisanych pod dłuższym okresem, dopóki kolejne nocne
zadanie nie stwierdzi, że przekroczyły nową granicę.
Po zakończeniu umowy nagrania i transkrypcje znikają razem z resztą
danych konta, najpóźniej 30 dni po jego zamknięciu (zobacz
sekcję Usunięcie konta poniżej), niezależnie od tego ustawienia.
Nagrywanie rozmów
Czy rozmowy są nagrywane, decydujesz osobno dla każdego agenta: edytor agenta → Ustawienia → Nagrywanie rozmów.
Transkrypcja jest zapisywana zawsze, także przy wyłączonym nagrywaniu:
na niej działa historia rozmów, analiza po rozmowie, podsumowania i
integracje. Jej okres przechowywania ustawiasz w sekcji Retencja.
Treść komunikatu możesz wpisać własną (do 400 znaków, z tymi samymi
zmiennymi co w powitaniu, np.
{{company_name}}). Puste pole oznacza
tekst domyślny w języku agenta:
- przy włączonym nagrywaniu: „Informujemy, że ta rozmowa jest nagrywana i obsługuje ją asystent AI.”
- przy wyłączonym: „Informujemy, że rozmowę obsługuje asystent AI, a jej przebieg jest zapisywany w formie tekstowej.”
Informacja o AI
Wiele jurysdykcji, w tym unijne rozporządzenie o sztucznej inteligencji (AI Act, art. 50), wymaga poinformowania osoby rozmawiającej z systemem AI, że rozmawia z AI, chyba że jest to dla niej oczywiste. Tego nie da się zagwarantować samym ustawieniem - zależy to od tego, co agent faktycznie powie. Strona Prywatność i dane oraz edytor agenta, obok pola z pierwszą wypowiedzią, pokazują przypomnienie z gotowym przykładowym zdaniem, które można skopiować bezpośrednio do pierwszej wypowiedzi agenta. Nie ma tu przełącznika, bo przełącznik tylko zachęcałby do oznaczenia sprawy jako załatwionej bez zmiany tego, co faktycznie usłyszy rozmówca.Analityka w przeglądarce
Przy pierwszym wejściu do panelu pytamy o zgodę na analitykę. Bez zgody panel niczego nie zapisuje w Twojej przeglądarce na potrzeby analityki, nie nagrywa przebiegu sesji i nie zbiera map kliknięć; zbieramy tylko podstawowe statystyki użycia. Po zgodzie zapisujemy identyfikator w cookies i localStorage, nagrywamy przebieg sesji i zbieramy mapy kliknięć (PostHog, serwery w UE). Decyzja dotyczy jednej przeglądarki. Zmienisz ją przełącznikiem Cookies analityczne i nagrania sesji na stronie Prywatność i dane. Wyłączenie od razu kasuje zapisane cookies analityczne.E-maile marketingowe
Wiadomości o koncie, płatnościach i bezpieczeństwie (powitanie, przypomnienie o dokończeniu kreatora, wiadomość o agencie, który nie odbył jeszcze rozmowy, alerty rozliczeniowe) są częścią usługi i przychodzą zawsze. E-maile marketingowe, dziś przypomnienia po 7 i 14 dniach bez rozmów, dostają tylko osoby, które same wyraziły zgodę: przy rejestracji, w kreatorze albo przełącznikiem E-maile marketingowe na stronie Prywatność i dane. Zgoda jest osobista: zgoda jednej osoby z zespołu nie powoduje wysyłki do pozostałych. W stopce każdego e-maila marketingowego jest link Wypisz się. Jedno kliknięcie wycofuje zgodę bez logowania; tego samego linku używają programy pocztowe z własnym przyciskiem wypisu (Gmail, Outlook, Apple Mail). Zgodę włączysz z powrotem przełącznikiem na stronie Prywatność i dane.Usunięcie konta
Konto usuwa się przyciskiem Usuń konto na stronie Prywatność i dane, potwierdzając adresem e-mail, którym się logujesz.
Zostają tylko dane rozliczeniowe (faktury i historia salda), które
przepisy podatkowe każą przechowywać przez 5 lat.
Niewykorzystane saldo nie podlega zwrotowi (Regulamin, § 6). Panel
pokazuje jego wysokość przed usunięciem konta; saldo można wykorzystać
do końca opłaconego okresu.
Konta klienta agencji nie usuwa się samodzielnie: usuwa je agencja.
Agencja, która ma konta klientów, musi je najpierw usunąć lub przekazać.
Po zamknięciu konta anulować usunięcie można już tylko przez kontakt z
nami, przed datą trwałego usunięcia.
To ogólna informacja, a nie porada prawna. Dokładne brzmienie oraz to,
które przepisy dotyczą Twojej działalności, warto potwierdzić z
prawnikiem.