Kalendarz Google i Outlook

Agent widzi wolne terminy w Twoim kalendarzu i zapisuje w nim wizyty w trakcie rozmowy.

​

Wprowadzenie

Po połączeniu Kalendarza Google albo Outlooka (Microsoft 365) agent robi w rozmowie dwie rzeczy:

1. sprawdza, co jest wolne w dniu, o który pyta rozmówca,
2. zapisuje spotkanie - i odmawia terminu, który ktoś już zajął.

Nie potrzebujesz kluczy API ani własnego scenariusza w n8n czy Make. Logujesz się raz na konto, w którego kalendarzu mają lądować wizyty.

Agent widzi zajęte terminy i dopisuje nowe wydarzenia. Niczego nie usuwa i nie zmienia istniejących wpisów.

​

Połączenie konta

1. Wejdź w Integracje i otwórz kafelek Google Calendar albo Outlook Calendar.
2. Kliknij Połącz z Google (lub Połącz z Microsoft) i zaakceptuj uprawnienia na ekranie dostawcy.
3. Wrócisz do panelu, a połączenie pojawi się na liście pod adresem konta. Od razu otworzą się jego ustawienia: sprawdź godziny, dni i długość spotkania i kliknij Zapisz.

Kalendarze są dostępne na każdym planie, także darmowym.

​

Kiedy agent może umawiać

Ustawienia otwierają się same zaraz po połączeniu, a później zmienisz je ołówkiem przy połączeniu. Pola są wypełnione wartościami domyślnymi z tabeli.

Pole	Domyślnie	Do czego służy
Strefa czasowa	Europe/Warsaw	Rozmówca podaje godzinę lokalną; w tej strefie agent ją rozumie.
Umawiaj od / do godziny	08:00 - 20:00	Poza tymi godzinami agent nie zaproponuje ani nie zapisze terminu.
Dni, w które wolno umawiać	każdy dzień	1-5 to poniedziałek-piątek, 1-6 z sobotą. 1 to poniedziałek.
Długość spotkania	30 minut	Tyle trwa wizyta, jeśli agent nie ustali inaczej.
ID kalendarza (tylko Google)	główny kalendarz	Id innego kalendarza: Ustawienia kalendarza -> Zintegruj kalendarz.

Domyślne godziny są celowo szerokie. Jeśli salon przyjmuje od 9 do 17, wpisz to tutaj - samo zdanie w prompcie agenta nie zablokuje rezerwacji o 19:00.

​

Włączenie w agencie

W edytorze agenta, zakładka Integracje, włącz Umów spotkanie i wybierz połączenie. W polu Kiedy i co wysłać napisz, jakie wizyty agent umawia i jakie dane ma zebrać, np. „Umawiaj konsultacje. Zapytaj o imię, nazwisko i e-mail, na który wyślemy potwierdzenie.”.

Jeśli w agencie nie wybrano połączenia albo wybrane zostało usunięte, a w organizacji jest tylko jeden kalendarz, agent korzysta z niego. Przy dwóch i więcej kalendarzach agent nie zgaduje: wybierz połączenie w edytorze.

Jeśli rozmówca poda e-mail, dostaje zaproszenie z kalendarza, podpisane jego imieniem i nazwiskiem. Imię i nazwisko oraz numer telefonu trafiają też do opisu wydarzenia.

​

Jak to wygląda w rozmowie

1. Rozmówca: „Chciałabym się umówić na czwartek po południu.”
2. Agent sprawdza czwartek i proponuje dwa-trzy wolne terminy.
3. Rozmówca wybiera, agent odczytuje datę i godzinę na głos.
4. Agent zapisuje spotkanie i potwierdza je dopiero, gdy kalendarz odpowie.

Gdy dzień jest pełny, agent od razu podaje najbliższy dzień z wolnym terminem (szuka do 7 dni naprzód). Gdy ktoś w międzyczasie zajął wybraną godzinę, agent dostaje listę tego, co zostało, i proponuje inną.

Dwie rozmowy umawiające w tym samym kalendarzu w tej samej chwili nie dostaną obie tej samej godziny. Rezerwacje w jednym kalendarzu na jeden dzień idą po kolei, a kalendarz jest czytany jeszcze raz tuż przed utworzeniem wydarzenia; agent w drugiej rozmowie słyszy, że termin został właśnie zajęty, i proponuje inny. Spotkanie, które agent przed chwilą umówił, liczy się jako zajęte przez kilka minut, nawet jeśli Google albo Outlook jeszcze go nie pokazują.

​

Kalendarz w panelu

Wydarzenia z połączonych kalendarzy widać na stronie Kalendarz w panelu, razem z rezerwacjami z Cal.com i z własnymi kalendarzami organizacji.

​

Gdy coś nie działa

Objaw	Przyczyna	Co zrobić
Test połączenia: „nie przyjmuje już tego logowania”	Dostęp został cofnięty albo zmieniono hasło konta	Ołówek przy połączeniu -> Połącz konto ponownie. Agenci nie wymagają zmian.
Agent mówi, że nie może sprawdzić kalendarza, i zbiera dane do oddzwonienia	Jak wyżej - w rozmowie agent nie potwierdza terminu, którego nie mógł zapisać	Połącz konto ponownie
Agent nie proponuje sobót	Pole Dni ma 1-5	Zmień na 1-6
Agent mówi, że nie może umówić, albo podaje datę sprzed lat	W agencie nie wybrano kalendarza, a organizacja ma ich kilka (albo żaden nie jest włączony)	Edytor agenta -> Integracje -> Umów spotkanie -> wybierz połączenie
Agent proponuje termin, który jest zajęty	Wydarzenie jest oznaczone jako „wolny” albo zaproszenie zostało odrzucone	W kalendarzu ustaw wydarzenie jako „zajęty”

​

Starsze połączenie przez webhook

Połączenia Google Calendar założone wcześniej przez webhook n8n/Make działają dalej, ale tylko zapisują - agent nie widzi przez nie zajętych terminów. Żeby przejść na logowanie, otwórz takie połączenie ołówkiem i kliknij Połącz z Google. Identyfikator połączenia zostaje ten sam, więc agentów nie trzeba przepinać.